Tutaj odsłuchasz wszystkie odcinki – Podcast – Elanders.
Jeśli na co dzień nie współpracujesz z drukarniami, a nagle dostajesz zadanie realizacji dużego projektu związanego z drukiem, warto się do tego odpowiednio przygotować. Na co zwrócić uwagę i jakich błędów unikać? O tym opowiemy w dzisiejszym odcinku podcastu drukarni Elanders „Kwadrans z offsetem”. Zapraszamy!
Źle dobrana drukarnia – mały błąd, duże konsekwencje
Zacznijmy od jednego z najczęstszych błędów, jakim jest wybór nieodpowiedniej drukarni do danego projektu.
Wiele osób, które zamawiają wydruki okazjonalnie, nie zastanawia się, jak funkcjonuje rynek poligraficzny i czy dana drukarnia nadaje się do realizacji konkretnej publikacji. Tymczasem każda drukarnia, w zależności od posiadanego parku maszynowego, w czymś konkretnym się specjalizuje. W Polsce działa około 8500 drukarni, więc wybór jest naprawdę szeroki.
Jeśli ktoś ma dobre doświadczenia z małą drukarnią, która wykonała dla niego wizytówki lub ulotki, często kieruje do niej zapytania o druk większych projektów, takich jak katalogi produktowe. O ile jest to niewielki nakład, z którym mniejsza drukarnia sobie poradzi, to w porządku. Gorzej, gdy zlecimy małej drukarni wydruk dużego nakładu, co może prowadzić do tego, że drukarnia ta – bez wiedzy klienta – będzie musiała pośredniczyć, zlecając zadanie innemu podwykonawcy, albo, co często się zdarza, podejmie się produkcji, nie mając szans na terminowe ukończenie zlecenia. O problemach dowiemy się dopiero wtedy, gdy w ustalonym terminie nie otrzymamy gotowych katalogów.
Dlatego warto poświęcić czas na znalezienie odpowiedniego partnera, aby mieć pewność, że praca zostanie wykonana dobrze i na czas. Pośrednictwo samo w sobie nie jest złe, o ile klient jest tego świadomy, ponieważ żadna drukarnia nie posiada wszystkich możliwych maszyn w zakresie druku, opraw czy uszlachetnień. Nawet my – jako jedna z większych drukarni cyfrowo offsetowych w Polsce – z różnymi możliwościami w zakresie introligatorni, musimy od czasu do czasu korzystać z usług wyspecjalizowanych dostawców w zakresie uszlachetnień czy jakiś niestandardowych opraw.
Jak wybrać odpowiednią drukarnię?
Zastanówmy się nad wyborem drukarni w praktyce – jakie drukarnie będą odpowiednie do jakich prac? Na przykład drukarnie offsetowe z dużymi maszynami rolowymi heatsetowymi są idealne do druku średnich i dużych nakładów katalogów albo czasopism, ale nie sprawdzą się przy niskich nakładach ulotek, plakatów czy broszur reklamowych. Z drugiej strony, małe drukarnie nie sprostają dużym zamówieniom. Oprócz wielkości drukarni trzeba wziąć pod uwagę dostępność różnych technologii druku, aby móc dostosować odpowiednią technikę i technologię do specyfiki danego projektu, co bezpośrednio wpłynie na cenę.
Warto również sprawdzić, jakie certyfikaty uzyskała drukarnia, czy posiada ISO, czy ustaliła procedury w przypadku awarii maszyn itd. Elementy takie jak praca zmianowa czy automatyczny system przyjmowania plików z możliwością akceptacji online nie mają bezpośredniego wpływu na bezpieczeństwo współpracy, ale zdecydowanie wpływają na wygodę i terminowość realizacji.
Co jeszcze warto sprawdzić i o co zapytać?
Na pewno warto zapytać, czy drukarnia współpracuje bezpośrednio z producentami papieru, czy też kupuje papier przez pośredników. Jeśli drukarnia współpracuje tylko z hurtowniami papieru, oznacza to, że jest to mała firma. Większe drukarnie zamawiają papier pod duże projekty bezpośrednio u producenta, co przekłada się na niższą dla klienta cenę końcową projektu.
Powinniśmy również zapytać, jakimi technologiami i iloma maszynami dysponuje drukarnia. Jeśli ma tylko jedną maszynę drukarską, to oznacza to, że w przypadku awarii nie ma możliwości skorzystania z innej maszyny. Jeśli drukarnia dysponuje kilkoma maszynami, różnymi technikami i technologiami druku, to znaczy, że jest to drukarnia, która dobierze nam odpowiednią technologię do specyfiki naszej pracy.
Należy także dowiedzieć się, czy zaproponowana technologia jest najlepszym wyborem do naszej pracy. Oczywiście może się zdarzyć, że zaproponowana technologia nie będzie idealna, ale jeśli nie wpływa to negatywnie na jakość ani czas realizacji, warto przynajmniej mieć tego świadomość.
Innym pytaniem, które warto zadać, to, czy drukarnia widzi pole do optymalizacji i czy możliwości techniczne którejś z tych maszyn pomogą nam uzyskać dodatkowe oszczędności przy założeniu wprowadzenia niewielkich zmian w specyfikacji naszego zlecenia. Chodzi o to, że czasami przysłowiowe 2 mm różnicy w formacie pozwolą nam użyć bardziej dopasowanej maszyny i uzyskać wymierne oszczędności w skali całego projektu.
Pytajmy również o to, jakie dodatkowe usługi może nam zapewnić drukarnia oraz czy drukarnia jest elastyczna we współpracy. Warto wiedzieć, co będzie, jak opóźnimy się np. z plikami i czy lądujemy wtedy na koniec przysłowiowej kolejki, czy drukarnia ma jakieś prace buforowe, które będzie mogła w razie czego wrzucić na maszynę, żeby nie stała pusta i żebyśmy nie płacili za przestój maszyny.
Upewnijmy się również, w jaki sposób drukarnia realizuje nadzór nad działaniami podwykonawców i czy bierze odpowiedzialność za ich działania jak za swoje własne.
Jak przygotować specyfikację techniczną zlecenia?
Temat doboru odpowiedniej drukarni mamy już omówiony, więc zajmijmy się kolejnym dosyć powszechnym błędem, jakim jest niedoprecyzowana specyfikacja techniczna zlecenia.
Każda praca zlecana do wydruku musi być szczegółowo opisana pod kątem jej parametrów technicznych. Mówimy o formacie pracy, o objętości, rodzaju wybranych surowców, kolorystyce, sposobie oprawy, ewentualnych uszlachetnieniach itd. Specyfikacja służy nam więc do opisania drukarni parametrów naszej pracy, a więc określa, jak ma wyglądać ten produkt końcowy, a to pozwala drukarni na dokładną wycenę kosztów druku.
Specyfikacja powinna być przemyślana i konkretna, ponieważ od niej zależy efekt końcowy naszego projektu. Jeśli do podjęcia ostatecznej decyzji potrzebujemy próbek – poprośmy o nie drukarnię. Profesjonalne drukarnie oczekują określenia wszelkich parametrów technicznych dotyczących surowców, użytych uszlachetnień i oprawy, a także sposobu pakowania i oczekiwanego terminu dostawy, a nawet technologii druku.
Jeśli dopiero zaczynacie swoją przygodę z drukiem, warto to od razu drukarni zgłosić i poprosić o wyjaśnienie całego procesu druku i o przybliżenie specyfiki każdej technologii. To pozwoli Wam na przykład uniknąć zaskoczenia, gdy otrzymacie 30 000 katalogów z efektem skróconej okładki. Dla osób zlecających wiele prac do drukarni okładka krótsza o 1 mm będzie oczywista przy łączeniu różnych technologii druku, ale dla początkującego marketera lub specjalisty ds. zakupów ten efekt może być powodem do niepokoju, czy zlecenie zostało wykonane z należytą starannością.
Kto pyta, nie błądzi
Pamiętajmy – we współpracy z drukarnią przede wszystkim powinniśmy zadawać pytania – może nas to uchronić przed potencjalnym błędem powielonym w wielu tysiącach egzemplarzy naszej pracy. I niczego nie zakładajmy z góry. Jeśli założymy, że każda drukarnia pakuje w pudełka, ponieważ kiedyś od jakiejś dostaliśmy wydrukowane ulotki w pudełku, to możemy się na dalszym etapie współpracy zdziwić, kiedy drukarnia będzie oczekiwać dopłaty za pudełka, których nie mamy zabudżetowanych. Sprawdźmy, czy opracowaliśmy już wszystkie detale zamówienia i czy osoba obsługująca nas z ramienia drukarni rozumie je tak samo, jak my.
Potwierdzenie na piśmie to podstawa
Kolejnym powszechnym błędem jest brak pisemnego potwierdzenia ustaleń. Wszystkie ustalenia – zarówno na etapie wyceny, jak i potem realizacji powinny mieć formę pisemną. Nie możemy mieć potem wątpliwości, czy przekazaliśmy daną informację lub zmianę do drukarni, czy nie. W drukarniach dosyć często zarówno w proces wyceny czy późniejszej realizacji zaangażowanych jest wielu pracowników, więc warto wyrobić sobie nawyk pisemnego potwierdzania zmian czy ustaleń. Daje to nam pewność, że przekazaliśmy daną informację, a samej drukarni ułatwi to dystrybucję ustaleń wewnątrz firmy.
Pamiętajmy, że raz wydrukowanej pracy nie da się poprawić – to nie jest reklama internetowa, gdzie można szybko podmienić błędny baner. Gdy wydrukujemy 50 000 egzemplarzy, to każdy egzemplarz będzie miał ten sam powielony błąd, dlatego tak ważne jest pisemne ustalanie wszelkich zmian, które wprowadzamy – dla swojego, i też dla drukarni, bezpieczeństwa.
Jak wybrać właściwy papier?
Następnym najczęstszym błędem jest wybór nieodpowiedniego papieru. Żeby tego błędu uniknąć, najlepiej zawsze prosić o zadrukowane próbki papieru w różnej gramaturze. To pozwoli ocenić właściwości, sztywność, grubość danej grupy papierów i sprawdzić, czy przypadkiem druk nie przebija na drugą stronę, albo czy okładka będzie dostatecznie sztywna. Pamiętajmy, że drukarnia zawsze może doradzić odpowiedni papier, który zapewni oczekiwany wygląd danej publikacji, ale musi znać szczegółowe założenia danego projektu, np. dla kogo jest przeznaczona, jak ma być użytkowana, jak będzie dystrybuowana itd.
W przypadku optymalizacji gramatury papieru trzeba wyważyć relację pomiędzy potencjalnymi oszczędnościami a estetyką publikacji. Nie zawsze warto redukować gramaturę czy klasę papieru ze względu na koszty, ponieważ praca może mocno stracić na estetyce.
Warto też pamiętać o kwestii kierunku włókna w papierze – w przypadku druku arkuszowego profesjonalna drukarnia dobierze nam odpowiedni kierunek włókien, tak, aby zawsze przebiegał wzdłuż grzbietu publikacji. W przypadku druku rolowego i jakiegoś niestandardowego formatu końcowego trzeba się upewnić, że nasza praca będzie miała poprawne włókno.
Bądź w kontakcie z drukarnią
Zbliżamy się już do końca naszego kolejnego odcinka podcastu drukarni Elanders „Kwardans z offsetem”. Na koniec mamy dla Was jeszcze jedną podpowiedź – do czasu realizacji zlecenia bądźcie w stałym kontakcie z drukarnią, monitorujcie, czy zamówiony papier przyjechał na czas i czy wszystko idzie zgodnie z ustalonym harmonogramem itd.
W ten sposób dotarliśmy do końca naszego dzisiejszego odcinka. Dziękuję, że byliście z nami i zapraszamy do kolejnego odcinka podcastu drukarni Elanders „Kwadrans z offsetem”. Jeśli macie jakieś pomysły, na jaki temat powinniśmy nagrać kolejny odcinek podcastu, dajcie nam znać na Facebooku lub na LinkedIn. Do usłyszenia w kolejnym odcinku!